Dlaczego zaczynamy od Kluczowych Wskaźników Efektywności?

W poście „Krótki kurs ekonomii” pisałem, jak ważny jest odpowiedni dobór właściwych miar rozwoju ekonomicznego. Mówiłem o tym, jakie niebezpieczeństwa niesie z sobą używanie produktu krajowego brutto jako ostatecznej miary, jak niszczy to życie rodzinne i nasze środowisko, ponieważ wskaźnik ten jest zupełnie niewrażliwy na jakiekolwiek efekty zewnętrzne. To samo dotyczy KPI na poziomie organizacyjnym. Żaden z tych wskaźników nie jest bezpieczny w użyciu, a każdy może zniszczyć firmę i jest na to wiele przykładów. Jednak mówiliśmy również  o potrzebie brania odpowiedzialności za swoje życie,  w tym życie zawodowe. Jeśli chcesz być pewnym, że Twoja firma ma się dobrze, powinieneś rozumieć wzajemną zależność między zmiennymi biznesowymi a  niebiznesowymi dokonaniami. Zrozumienie  liczb jest pierwszym krokiem w tym kierunku. W tekście „Kluczowe Wskaźniki Efektywności” opisałem 75 wskaźników w możliwie najkrótszy sposób. W książce Marra każdy wskaźnik ma swój osobny rozdział. Jestem pewny, że prędzej czy później książka ta powinna znaleźć się na Twojej liście lektur. 

Kłopoty z liczbami

Wprowadzanie do firmy liczb krytycznych nie należy do łatwych. Ponieważ propozycje przedstawione w tym projekcie mają jak najlepiej służyć Twojej firmie, warto jest przeanalizować najczęściej popełniane błędy – błędy, które potrafią zniweczyć dużą część naszego wysiłku.

Brak zaufania – jeśli pracownicy są przekonani, że zarząd chce grać sobie w grę w biznes, używając przy tym ich samych jako pionków, zamiast włączyć ich we wspólną rozgrywkę, żaden system nie będzie działał sprawnie.

Brak wiedzy – nawet jeśli pracownicy ufają zarządowi i wierzą, że liczby i informacje, które otrzymują, nie są zmyślone, żaden wysiłek nie przyniesie rezultatów, jeśli nie będą rozumieć liczb. Podkreślmy to raz jeszcze: zrozumienie podstawowych zasad biznesu i dokumentów finansowych oraz znaczenia poszczególnych liczb w firmowych przedsięwzięciach nie jest trudne. Warto poszukać kogoś, kto może to wszystko wyjaśnić pracownikom.

cc by Dominique Archambault at flickr

Brak realnego wpływu – pracownicy muszą być w stanie zmieniać i poprawiać procesy – powinni być zapraszani do dyskusji i mieć możliwość swobodnego wyrażenia swoich opinii. Jeśli tak się nie dzieje, szybko przerzucą odpowiedzialność na kierowników. Z kolei kierownicy będą przerzucać odpowiedzialność dalej, na wyższe szczeble zarządzania.

Brak znaczenia wpływu – nawet jeśli pracownicy mają realny wpływ na procesy i decyzje, muszą również widzieć rezultaty swoich działań. Jeśli nie będą otrzymywali regularnie informacji zwrotnej (raz w tygodniu) i nie będą znali wyników ich działań w kontekście wyników pracy całej firmy, mogą szybko się zniechęcić;  w efekcie nastąpi obniżenie wyników.

Zmiany przepisów i „gra”, w którą grywają rządy z przedsiębiorstwami – nagłe zmiany w polityce rządu zdarzają się na całym świecie.

Problemy mogą również pojawić się w samej praktyce ustalania i wdrażania liczb krytycznych. John Case ostrzega nas przed następującymi zagrożeniami:

Źle zaplanowana strategia – działy mogą użyć złych lub niekompletnych standardów, by wyznaczyć liczbę krytyczną, na przykład: przez skupianie się wyłącznie na produktach wysokomarżowych i nierozwijanie innych linii produktów. Takie krótkowzroczne myślenie może zostać skorygowane jedynie, jeśli proces strategiczny zostanie odpowiednio przeprowadzony i zostaną wzięte pod uwagę wszystkie aspekty organizacji.

Dobór złych liczb krytycznych – rozwiązaniem tego problemu jest również dobrze przeprowadzone roczne planowanie, które bierze pod uwagę liczne perspektywy w firmie oraz pośrednie i bezpośrednie konsekwencje doboru konkretnych liczb krytycznych.

Decyzje podjęte na bazie złych lub niekompletnych informacji – w przedsiębiorstwach często musimy radzić sobie w sytuacji, w której z różnych powodów prezentowane są nieprawidłowe informacje. Musimy mieć pewność, że nasza informacja została dobrze sprawdzona, aby mogła zostać podjęta bezpieczna i pewna decyzja.

Brak zrozumienia liczb krytycznych – różne wskaźniki i liczby obejmują mnóstwo informacji dotyczących celów organizacji, ale są na pierwszy rzut oka zbyt skomplikowane. Każdy w firmie powinien być świadomy rzeczywistości, która się za nimi kryje, jak i towarzyszącego temu ciągu przyczynowo-skutkowego. Nie mówimy tutaj o szkoleniu całych zastępów księgowych, ale o edukowaniu pracowników, aby mogli zrozumieć zasady obowiązujące w biznesie.

Irracjonalne liczby – jakąkolwiek miarę przyjmiemy jako liczbę krytyczną, jest absolutnie kluczowym, by jej osiągnięcie miało biznesowy sens . Możemy na przykład zredukować ilość wybrakowanych produktów do zera, ale może nas to kosztować podwojenie ceny danego produktu.

Zbytnia pewność siebie – nie powinno się zbyt wcześnie oblewać zwycięstwa, ponieważ w ten sposób ryzykujemy spoczęcie na laurach. Jeden z przypadków opisuje firmę, która przestała się mobilizować, kiedy zorientowała się, że jej zwrot ze sprzedaży jest dwukrotnie większy niż u jej głównego konkurenta. Przewaga ta nie utrzymała się zbyt długo, ponieważ konkurent przeznaczył na rozwój i inwestycje znaczącą ilość środków.